Podejmując się prowadzenia działalności gospodarczej należy mieć na uwadze, iż nawet najmniejsza firma nie uniknie obowiązku prowadzenia księgowości. Z tego też względu obserwuje się zwiększenie zainteresowania usługami księgowymi, prawnymi i rachunkowymi. Jak to na rynku bywa, gdy zwiększa się popyt na takie usługi, zwiększa się także i podaż ze strony biur mogących je oferować. Działając na terenie Krakowa łatwo zaważyć, że potencjalni klienci zastanawiają się, czy jest to miasto, w którym należałoby wynająć np. biuro rachunkowe. Wieliczka, Skawina, Krzeszowice to jedne z wielu miejscowości otaczających stolicę Małopolski oraz oferujące usługi księgowe i rachunkowe. Oznacza to, iż konkurencja na rynku wzrasta, a pozyskiwanie klientów staje się coraz trudniejsze. Czym więc się wyróżnić na tle innych biur? Czy profesjonalna obsługa będzie wystarczająca? A może to drobne niuanse takie jak wygląd miejsca, do którego przychodzą klienci decyduje o wyborze usługodawcy? Zadaj sobie kilka pytań, aby sprawdzić, czy Twoje biuro ma szansę zyskać dobry wizerunek i pozyskać nowych klientów.

W jakiej okolicy prowadzisz biuro?

Żyjąc w XXI wieku nie musimy się już martwić o to, czy będziemy w stanie dotrzeć do wyznaczonego miejsca. Prawie każdy posiada jakiś środek lokomocji lub ma dostęp do komunikacji publicznej, szczególnie w Krakowie i jego okolicach. Z tego też powodu nie ma co liczyć na to, iż potencjalny klient wybierze naszą firmę ponieważ znajduje się najbliżej od siedziby jego firmy. W tym momencie zauważa się, że osoby prowadzące działalność w mieście szukają usług poza jego granicami. Powodem może być różnica cen usług, polecenie znajomych lub po prostu większe zaufanie do firm spoza ścisłego centrum. Skoro już wiemy, że to, czy lokalizacja naszego biura mieści się w centrum lub na obrzeżach traci na istotności to co w takim razie zyskuje? W tym przypadku liczy się najbliższa okolica i sam budynek, w którym prowadzimy działalność. Utarło się wśród społeczeństwa, iż dobra okolica świadczy o wysokim poziomie usług udzielanych przez firmy w niej stacjonujące. Nie jest to spostrzeżenie bezpodstawne, gdyż jak klienci mają zyskać zaufanie do miejsca, do którego boją się dotrzeć przez wzgląd na nieciekawą okolicę? Najczęściej firmy omijają takie rejony, jednak zdarza się, że ryzykują założeniem tam działalności zachęceni niską ceną wynajmu biura.

Kto jeszcze pracuje w budynku, w którym wynajmujesz biuro?

Załóżmy, że znaleźliśmy okolicę, w której są do wynajęcia dwa biura: jedno w budynku, w którym działają już inne firmy usługowe, a drugie w miejscu niebędącym jeszcze zagospodarowanym przez nikogo. Która opcja Twoim zdaniem jest lepsza? W tym przypadku warto stawiać na budynki, które nie będą wydawać się puste. Często klienci utożsamiają całą kamienicę z biurem, a każde pustki wskazują na nieciekawą sytuację w firmie – choć oczywiście w rzeczywistości prawda jest kompletnie inna. Siedziba w zajętym już przez innych miejscu ma także inne plusy wynikające z pewnego rodzaju synergii. Jeśli prowadzimy biuro rachunkowe, a nasi sąsiedzi np. kancelarię prawną, nic nie stoi na przeszkodzie, by polecać siebie nawzajem klientom. Co więcej, często osoby korzystające z usług prawnych korzystają także z pomocy biura rachunkowego, dlaczego więc mieliby szukać oferty w innej części miasta skoro my prowadzimy biuro w tym samym miejscu co ich wieloletni radca prawny?

Jak prezentują się Twoi pracownicy?

Biura rachunkowe najczęściej nie są kojarzone z korporacjami i zatrudniają kilka lub kilkanaście osób. Nie jest też niezwykłym spotkanie jednoosobowej działalności. Aby potwierdzić, że liczy się nie ilość, tylko jakość, musimy wziąć w swoje ręce sprawy związane z wizerunkiem zespołu, któremu przewodzimy, nie zapominając również o sobie! Prezencja to nie tylko sposób w jaki się ubieramy, ale i co sobą reprezentujemy. Dress code w pracy będzie pierwszym czynnikiem jaki wpłynie na naszą ocenę w oczach klienta, ale na pewno nie ostatnim. Uprasowana koszula, czyste buty, przyjemny zapach perfum wzbudzają nieraz zaufanie większe niż racjonalne przekonywania. Załóżmy, że nasi pracownicy są osobami znającymi się na tym co robią oraz prezentującymi się w sposób nienaganny. W tym przypadku pozostaje już tylko jedna kwestia nad którą należy popracować – stosunek do klienta. Może się to wydawać prozaiczne, ale wiele biur w pędzie za dorównaniem konkurencji w jakości oferowanych usług zapomina, że po drugiej stronie biurka zasiada zwykły, ludzki konsument, a co już wiadomo dzięki wieloletnim badaniom – konsumenci wcale nie są racjonalni w swoich działaniach i wyborach. Uważajmy zatem, by ponura mina wynikająca z “gorszego dnia” członka zespołu nie zniechęcił klienta do działalności całej firmy.

Jakie meble znajdują się w twoim biurze?

Skoro już wspomnieliśmy o biurku pójdźmy dalej w tym kierunku. Nie ma co “dzielić włosa na czworo” i spędzać godzin zastanawiając się czy lepiej sprawdzi się w biurze biurko mahoniowe, czy może dębowe. Jeśli nie obsługujemy wyłącznie klientów branży meblowej, to 90% odwiedzających nasze biuro nie zapamięta nawet koloru mebli, przy których usiedli, nie wspominając już o materiałach, z jakich zostały wykonane. Nie zapamiętają, chyba że doprowadzimy do dwóch sytuacji: umeblujemy biuro w stylu typowym dla Harwardzkiego prawnika z Nowego Jorku lub “na świeżo upieczonego absolwenta finansów”, któremu zabrakło pieniędzy na wyposażenie. Pierwsza sytuacja oczywiście działa na naszą korzyść natomiast druga nieszczególnie. Czy firma która oferuje opiekę nad sprawami przedsiębiorstwa klienta jest równie pewna co sklejka, z której zostały wykonane (i własnoręcznie złożone) meble w jej biurze?

Akcesoria, czyli jak wykończone zostało biuro?

Przejdźmy wreszcie do wisienki na torcie, czyli akcesoriów “must-have” w szacowanym biurze. Klient już od wejścia powinien wiedzieć gdzie się znajduje. Nawet osoba, która przez przypadek weszła do biura nie czytając tabliczki na drzwiach wejściowych powinna to wyczuć. Akcesoria biurowe typu papierowe księgi, segregatory i ułożone stosy dokumentacji z pewnością dadzą do myślenia. Nie musimy nawet z nich wszystkich faktycznie korzystać, ale o ile lepiej wygląda regał wypełniony tego typu przedmiotami od świecących pustkami półek? Nie bójmy się także pokazać ilości pracy jaką włożyliśmy w to by stworzyć biuro. Dyplomy ukończonych uczelni, certyfikaty odbytych kursów i szkoleń to wartościowe dowody dla klienta świadczące o naszym zaangażowaniu w to co robimy. Umieśćmy je na biurkach i ścianach, ale nie zmieniajmy również pomieszczenia w “ołtarz samouwielbienia”. Spędzając w pracy ok. 8 godzin dziennie, podczas których przyjmujemy klientów, zaopatrzymy się w odrobinę zieleni. Może to być rada niezwykle przyziemna, ale za to jak istotna. Rachunkowość nie kojarzy się raczej ze zbyt ekscytującym zawodem, nadajmy naszemu biuru odrobinę życia wprowadzając do niego kilka fikusów.

Pamiętajmy, że każde biuro jest inne, nawet jeśli branża jest ta sama. W jednym przypadku przestrzeganie powyższych rad zdziała cuda, w innym natomiast wprowadzi jedynie drobne, pozytywne zmiany. Bez względu jednak na wszystko, konsekwencje takich działań będą zawsze korzystne dla działalności naszego biura.